Wie doet wat voor een goed onthaal?
Een nieuwkomer onthalen doe je niet alleen. Verschillende betrokkenen spelen elk hun rol: van HR die het stuur in handen houdt tot collega’s die hun kennis delen. Met een heldere rolverdeling vindt elke nieuwkomer snel zijn plek.
De coördinerende rol van de onthaalverantwoordelijke
Om het onthaalproces in goede banen te leiden, stel je best een onthaalverantwoordelijke aan. Meestal is dat iemand van de personeelsdienst die communicatief en beschikbaar is.
Taken van een onthaalverantwoordelijke:
- praktische informatie en onthaaldocumenten bezorgen en toelichten,
- de nieuwkomer voorstellen aan leidinggevende, peter/meter en vertrouwenspersoon,
- het opleidingstraject plannen, coördineren en opvolgen,
- ingrijpen bij problemen tijdens de inwerkperiode,
- de onthaalprocedure en het onthaalbeleid evalueren en bijsturen waar nodig.
Leidinggevende zorgt voor verbinding vanaf dag één
Leidinggevenden spelen een cruciale rol in het welzijn van medewerkers. En dus ook in dat van nieuwe collega’s. Als leidinggevenden het onthaal mee vormgeven, begrijpen nieuwkomers sneller wat er van hen wordt verwacht, en voelen ze zich van bij de start gewaardeerd en betrokken.
De leidinggevende kan:
- de werkpost, functie, doelstellingen en het opleidingstraject aan de nieuweling toelichten,
- de nieuwkomer voorstellen aan het team en aan de peter/meter,
- het onthaalproces opvolgen en evalueren,
- samen met HR de leerdoelen bepalen,
- de sociale integratie en prestaties van de nieuwkomer evalueren.
Zo maken leidinggevenden het verschil tussen een nieuwkomer die zoekende blijft en een collega die snel een meerwaarde is voor het team.
Hoe ervaren collega’s nieuwkomers wegwijs maken
Ook collega’s spelen een sleutelrol in het onthaal. Door hun kennis, ervaring en tips door te geven, helpen ze de nieuwe medewerker niet alleen om het werk sneller onder de knie te krijgen, maar ook om zich opgenomen te voelen in het team en het bedrijf.
Afhankelijk van de afspraken in je organisatie kunnen zij verschillende rollen opnemen:
- Peter/meter: ondersteunt de sociale integratie, laat kennismaken met collega’s, legt de bedrijfscultuur uit en helpt wegwijs te raken in de praktijk.
- Mentor: geeft opleiding op de werkvloer en begeleidt de nieuwkomer individueel.
Eén persoon kan ook beide rollen combineren.
Andere actoren in het onthaal
Afhankelijk van jouw bedrijf en situatie kunnen ook andere spelers betrokken worden bij het onthaal.
Grotere bedrijven stellen vaak interne trainers aan voor (technische) opleidingen. Je kan de preventieadviseur vragen om veiligheidsvoorschriften en hygiënemaatregelen toe te lichten. En vakbondsvertegenwoordigers kunnen hun werking voorstellen aan de nieuwkomer.